Wat moet je regelen als je gaat trouwen? | Ultieme trouwchecklist

De trouwplanning: wat regel je wanneer?

1. Bepaal jullie budget

Voor jullie enthousiast locaties en leveranciers beginnen mailen, is het handig om een budget af te spreken. Niet alleen een totaalbedrag, maar ook een idee van waar jullie wel en niet geld aan willen uitgeven. Misschien vinden jullie fotografie ontzettend belangrijk, terwijl jullie liever besparen op bloemen. Of jullie dromen van een fantastische DJ en een uitgebreid diner.

Er is geen juiste verdeling. Jullie trouwdag hoeft niet te voldoen aan iemand anders zijn prioriteiten.

Maak daarom bijvoorbeeld een lijstje met:

• Must haves: Waar willen we absoluut budget voor vrijmaken?
• Nice to haves: Leuk als het kan, maar geen ramp als het niet lukt.
• Niet belangrijk voor ons: Dingen waar jullie bewust geen geld aan willen besteden.

2. Kies een trouwdatum

Hebben jullie een specifieke datum in gedachten? Dan zou ik daar niet te lang mee wachten. Willen jullie vooral in een bepaalde periode trouwen, dan zijn jullie een stuk flexibeler. Dat kan zelfs een voordeel zijn bij het zoeken naar jullie favoriete leveranciers.

Tip: kies eventueel eerst een seizoen of maand in plaats van één specifieke datum.

Een fotograaf, trouwlocatie of andere leverancier die jullie écht graag willen, kan bijvoorbeeld op 17 augustus bezet zijn, maar misschien wel beschikbaar zijn op 24 augustus.

3. Zoek eerst jullie trouwlocatie

De trouwlocatie is een van de eerste puzzelstukken. Let bij het kiezen van een trouwlocatie op meer dan alleen de uitstraling. Deze vragen kun je bijvoorbeeld stellen bij het bezichtigen van een locatie:

• Hoeveel personen kunnen er terecht?
• Is catering inbegrepen of mogen jullie zelf een cateraar kiezen?
• Kunnen jullie er zowel de ceremonie als het feest organiseren?
• Hoe laat mag het feest doorgaan?
• Is er een geluidslimiet?
• Kunnen jullie de dag voordien al decoreren?
• Is er een plan B bij slecht weer?
• Is er parking?
• Zijn er overnachtingsmogelijkheden?
• Welke leveranciers zijn verplicht?
• Zijn er extra kosten voor schoonmaak, personeel, techniek…?

Een mooie zaal is niet automatisch de juiste trouwlocatie voor jullie. Denk vooral na over hoe jullie de dag willen beleven.

4. Boek daarna zo snel mogelijk jullie fotograaf

Net zoals bij alle andere leveranciers is er een groot verschil in prijzen bij huwelijksfotografen. Je kunt voor enkele honderden euro's een fotograaf vinden, maar ook enkele duizenden euro's betalen voor een volledige trouwreportage. En hoewel ik natuurlijk bevooroordeeld ben 😉, zou ik hier persoonlijk niet zomaar op besparen.

Je foto's zijn namelijk één van de weinige tastbare herinneringen die na jullie huwelijk overblijven. De bloemen verwelken, het eten is op en het feest is voorbij. Jullie foto's zijn er nog steeds.

Ik hoor helaas regelmatig koppels die achteraf spijt hebben van hun keuze. Een fotograaf die maar een beperkt aantal foto's opleverde van een volledige trouwdag, iemand die last minute moest afzeggen, een fotograaf die helemaal niet kwam opdagen of foto's waarvan geen goede back-up werd gemaakt waardoor ze verloren gingen.

Dat zijn geen dingen waar je op je trouwdag nog iets aan kunt veranderen.

Fotografie is veel meer dan gewoon op een knopje drukken. Een goede huwelijksreportage begint al vóór de trouwdag: kennismaken, jullie planning bekijken, meedenken over het licht en de timing en weten welke momenten belangrijk zijn. Tijdens de dag draait het om veel meer dan alleen foto's maken. Je moet kunnen anticiperen, de juiste momenten zien aankomen, werken met wisselende lichtomstandigheden en tegelijkertijd opgaan in de dag.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een fotograaf?

Kijk niet alleen naar de prijs en een paar mooie foto's op Instagram. De klik met jullie fotograaf is misschien nog wel het belangrijkste. Hoe laat de fotograaf jullie voelen en past hij/zij bij jullie dag?

Jullie fotograaf is vaak één van de leveranciers die het langst bij jullie in de buurt is. Van de voorbereidingen in de ochtend tot de openingsdans en het feest. Je wilt dus niet alleen iemand die prachtige foto's maakt, maar ook iemand bij wie jullie je op jullie gemak voelen.

Deze vragen zou ik zeker stellen tijdens jullie kennismakingsgesprek:

• Hoe ga je te werk tijdens een huwelijk?
• Hoe zou je jouw fotografiestijl omschrijven?
• Hoe zorg je ervoor dat onze foto's veilig zijn? Maak je back-ups?
• Hoeveel foto's mogen we ongeveer verwachten?
• Wanneer mogen we onze volledige galerij ongeveer verwachten?
• Wat gebeurt er als je ziek bent en niet kunt komen?
• Werk je met één of meerdere camera's?
• Wat is inbegrepen in jouw pakket?
• Zijn er extra kosten waar we rekening mee moeten houden?
• Kunnen we volledige trouwreportages bekijken?
• Hoe verloopt de communicatie voor en na onze trouwdag?
• Wat gebeurt er met onze foto's nadat we ze ontvangen hebben?

En vraag jezelf vooral af:

"Zouden wij deze foto's over tien, twintig of dertig jaar nog altijd mooi vinden?"

Want uiteindelijk boek je geen fotograaf voor Instagram. Je boekt iemand die jullie herinneringen voor de rest van jullie leven mag vastleggen.

5. Regel catering en drank

Als jullie locatie geen vaste cateraar heeft, is catering een van de volgende zaken om vast te leggen.

Denk na over:

• receptie
• hapjes
• diner
• dessert
• late night snack
• drankformule
• koffie
• personeel
• tafelaankleding
• glazen, servies en bestek

Als ik jullie 1 tip mee kan geven: proef voor je beslist! Dat is niet alleen leuk, maar dan weet je pas echt wat je kunt verwachten van het menu.

6. Daarna komen de andere leveranciers

Wanneer locatie, catering en fotografie vastliggen, begint de rest van de puzzel vorm te krijgen.

Denk aan:

🎥 Videograaf: Willen jullie naast foto's ook bewegend beeld? Ook videografen worden vaak ruim vooraf geboekt.

🎧 DJ of band: Vooral populaire trouw-DJ's en bands kunnen snel volgeboekt zijn.

👰 Trouwjurk: Plan jullie eerste pasafspraken op tijd. Houd rekening met meerdere pasmomenten en eventuele aanpassingen.

🤵 Pak: Ook hiervoor geldt: begin niet pas een paar weken voor de trouwdag.

💐 Bloemist: Denk aan bruidsboeket, corsages, ceremoniebloemen, tafeldecoratie en eventueel bloemen voor de locatie.

💄 Hair & make-up: Zeker wanneer jullie op een zaterdag trouwen, kan een populaire MUAH snel volgeboekt zijn.

✉️ Stationery: Save the date, uitnodigingen, menukaarten, naamkaartjes, tafelplan…

🎂 Trouwtaart: Van een klassieke bruidstaart tot een editorial cake of een volledig dessertbuffet.

🎵 Ceremoniemuziek: Live muziek, een playlist of een muzikant?

🚗 Transport: Een oldtimer, taxi voor gasten of gewoon jullie eigen auto?

Ik ken zelf als fotograaf  uit de huwelijkssector heel veel andere leveranciers. Vraag gerust aan de leveranciers die vastliggen of zij goede aanbevelingen hebben.